Anatomía de los mensajes de "Fuera de la Oficina"

⛱️ En épocas de vacaciones o en casos de ausencias prolongadas una práctica estándar es configurar mensajes de “fuera de la oficina”.

 📧 Estos mensajes son una respuesta automática para notificar a las personas que intentan ponerse en contacto durante tu ausencia que no estarás disponible por un tiempo y que, por eso, su correo electrónico puede no ser respondido de inmediato.

 Es fundamental tomarse el tiempo para redactar un mensaje eficaz, y, para que así lo sea, estos mensajes deben ser simples, directos y profesionales sin incluir demasiada información.

Cuándo utilizar una respuesta automática de “fuera de la oficina”

Es necesario configurar este tipo de mensajes automáticos cuando no estés disponible para responder correos electrónicos durante un período prolongado. Las ocasiones que generalmente requieren estos mensajes incluyen:

✅Vacaciones

✅Baja por maternidad o paternidad

✅Baja médica o enfermedad

✅Días de salud personal o mental

✅Viajes de trabajo, conferencias, talleres o eventos de empresa

✅Ausencias de emergencia

¿Qué información debe contener?

En cuanto a la información que deben contener y su estructura, estos mensajes no necesitan ser elaborados; basta con que contengan información esencial organizada en seis componentes clave: 

👉🏼 Asunto consiso:

Ejemplo:

Subject: Out of Office until  [Date]

👉🏼Saludo inicial:

Ejemplos:

Hello, Thank you for your email. / Hello, Thanks for reaching out.

👉🏼Motivo de la ausencia:

Ejemplo:

I’m currently on vacation.

👉🏼Fecha de la ausencia:

Ejemplo:

(...) until 1/24, and I will respond to your email when I return.

👉🏼Contacto de emergencia:

Ejemplo:

For anything urgent, please contact Susan Andrews at [email protected] while I’m away.

👉🏼Saludo final y firma:

Ejemplo:

Thank you for your understanding.

Best regards,

Debby, Coordination Team | Haskler Group.

Ahora combinemos los seis componentes en un ejemplo: 

Hello,

Thank you for your email. I am currently on vacation and will not return until January 24. For any urgent matter, please contact Susan Andrews at [email protected] while I’m away. Otherwise, I will respond to your email as soon as possible upon my return. 

Thank you for your understanding. 

Best regards,

Debby | Coordination Team | Haskler Group

¿Qué te pareció esta información? ¿Sueles configurar este tipo de mensajes? Comparte con quién pueda necesitarlo.

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